[life without knowledge is death in disguise]

Recentemente me enviaram um relatório de um consultor de segurança independente sobre uma avaliação de produtos e serviços de uma empresa de segurança. Uma consultoria cara, de mercado. O que me chamou a atenção é que na realidade o relatório dele não era, bem, um relatório. E sim uma apresentação em Powerpoint, um conjunto de slides com bullet-points.

Não era um conjunto de slides para acompanhar um relatório. Nao era um PPT usado na apresentação ao vivo de um relatório. O PPT era o relatório, feito para ser lido como um documento independente - inclusive enviado por email.

Esta prática, de condensar todo e qualquer tipo de informação, em bullet-points de PPT, está cada vez mais comum. Porque eu estou levantando esta bola? Não sou um cara chato ou dogmático, mas acredito que é uma prática ineficiente e, enquanto cultura, nociva.

O problema de apresentar informação que precisa ser coesa como um relatório no formato de bullet-points é que se perde a maior parte do contexto da informação, que pode ser provida na forma de um texto fielmente, mas dificilmente através de bullets em slides. A utilização de bullets para passar conceitos importantes é pobre, pois os bullets (por definição) são curtos e focados em verbos e keywords… que podem significar coisas diferentes para pessoas diferentes, e não passam nada das premissas por trás daquele raciocínio.

Por exemplo, um dos bullets que tinha no “relatório”, na seção que tratava do planejamento de um projeto, era: “Desenho solução macro”. Hein?! O que significa macro pra você ? Será que é o mesmo que significa pra mim ? Eu só consegui entender boa parte do PPT em questão porque eu tinha obtido o contexto necessário por outros meios, mas se eu não tivesse isso, nunca teria conseguido só com o documento em mãos. Isto é algo que é totalmente aceitável quando um PPT é material que acompanha uma apresentação, mas não quando ele se denomina um relatório.

A informação em bullets é a ponta do iceberg, os 10% visíveis, enquanto todo o contexto necessário e as premissas presentes naquele raciocínio ficam invisíveis embaixo d’água. E os navios naufragam exatamente no que passa desapercebido, invisível. O (excelente) blog Presentation Zen tem alguns exemplos high-profile onde este tipo de coisa estourou: no planejamento da guerra do Iraque (em que os principais briefings eram feitos em Powerpoint):

“That reliance on slides rather than formal written orders seemed to some military professionals to capture the essence of Rumsfeld’s amateurish approach to war planning.”

— Thomas Ricks, author of Fiasco

… e nos problemas de comunicação técnica que ajudaram na queda do ônibus espacial Columbia em 2003:

“The Board views the endemic use of PowerPoint briefing slides instead of technical papers as an illustration of the problematic technical communication at NASA.”

— Columbia Accident Investigation Board

A análise do Edward Tufte sobre a produção de conteúdo em apresentações PPT na NASA é muito interessante, e vale a leitura para encontrar alguns exemplos emblemáticos deste tipo de problema.

Não é que a apresentação em si tenha causado diretamente estas falhas, mas a cultura de passar informação dessa forma, e a passividade em aceitar e achar normal a informação nessa forma, são quem contribui para buracos no entendimento.

Obviamente que a crítica não é ao software Powerpoint, já que a apresentação pode ser feita em qualquer outro. Conjuntos de slides têm seu lugar como ferramentas de auxílio a (adivinhem?) apresentações ao vivo, em que o apresentador pode passar o contexto e as premissas verbalmente, não como substitutos de textos completos como relatórios. O fluxo de idéias, a coesão de um texto escrito simplesmente não têm paralelo em uma estrutura de bullets.

A rapidez e a constância com que precisamos digerir novas informações não são um motivo para transformar tudo em bullets e slides, e sim para encontrarmos meios mais eficientes e pragmáticos de passar as informações que precisamos — sem precisar afogar 90% do conteúdo embaixo d’água.